POSTA ELETTRONICA

La filosofia di DOC.360 è quella di integrazione completa con il sistema di POSTA ELETTRONICA, in quanto di fatto è lo strumento principale per la comunicazione aziendale con clienti e fornitori. L'uso della posta elettronica permette alle comunicazioni di essere tempestive ed efficienti. Oggi è anche possibile dare valenza legale alle comunicazioni che avvengono con questo strumento. Semplicemente attivando un sistema di posta certificata è possibile sostituire completamente i processi di invio dei documenti mantenendo le garanzie legali indispensabili quando si parla di Contratti , Buste Paga Fatture o altre tipologie di documenti.

DEMATERIALIZZAZIONE

Un ulteriore passo nel processo di dematerializzazione della carta è la predisposizione di un SERVER FAX . Anche se notevolmente in diminuzione , l'uso dei fax è ancora indispensabile per poter comunicare con le piccole aziende , non ancora del tutto strutturate , sia per fattori culturali che per fattori economici . Uno strumento di questo tipo permette una archiviazione digitale dei fax facilitando le operazioni di archiviazione e di successiva ricerca. La possibilità di integrare questo strumento con la posta permette agli utenti di spedire e ricevere fax direttamente dal proprio client di posta elettronica senza la necessità di apprendere l'utilizzo di nuovi applicativi.
E' possibile dotarsi anche di uno SCANNER, così nei vari settori aziendali è possibile archiviare tutta la documentazione che arriva in azienda in formato cartaceo. Questo permette di gestire nella stessa modalità qualsiasi tipo di documento entri in azienda.
Immediata e semplice l'evoluzione verso applicativi che gestiscono in maniera completamente informatica il processo della posta in entrata e uscita e l' archiviazione di tutta la documentazione che viene scambiata con i clienti e i fornitori.
Il processo di completa gestione dei documenti in formato digitale non è completo se non prendiamo in considerazione i processi aziendali da quello amministrativo a quello commerciale o di servizio clienti.

WORKFLOW

Per aziende con una struttura organizzativa articolata è opportuno introdurre uno strumento che faciliti l'operatività nella gestione dei processi aziendali. Uno strumento di WORKFLOW che descriva l'organizzazione aziendale ( organigramma ) , lo svolgimento dei processi e che ne permetta una gestione corretta introducendo un concetto non applicabile alla carta: la tracciabilità. Questo sistema permette di aggiungere ai processi di digitalizzazione delle informazioni la gestione del ciclo di vita , dalla loro creazione alla loro archiviazione.

APPLICAZIONI

L'infrastruttura hardware e software di cui si è parlato ( Posta elettronica , Server Fax , Scanner , Workflow ) permette alle aziende di introdurre applicativi specifici per problematiche documentali settoriali. Casi di successo ci hanno visti partner di aziende che hanno attivato procedure per la gestione dei contratti, della gestione della qualità , della documentazione tecnica, dell'ufficio legale, delle richieste di acquisto. Queste procedure le hanno portate a ottimizzare risorse umane, migliorare l'organizzazione e ridurre i consumi di carta con la conseguente riduzione dei costi. Un esempio di alcune soluzioni realizzate:

CORRISPONDENZA
Un applicativo che gestisce la protocollazione e archiviazione della corrispondenza in entrata e uscita ( email , fax , carta ) con i relativi allegati facilita e semplifica la creazione di una "conoscenza" aziendale , migliora la ricerca , rende tracciabili i documenti , semplifica la distribuzione delle informazioni.

CICLO ATTIVO
Fatture , bolle , contratti , ordini , e tutte le altre tipologie di documenti possono essere archiviati sulla piattaforma DOC.360; la loro indicizzazione permette di effettuare ricerche, distribuire l'informazione internamente ( forza vendite ) o esternamente ( ai clienti tramite il portale di DOC.360 ) , di poterla "lavorare" tramite il motore di workflow di DOC.360, ad esempio per autorizzare l'emissione di una nota di credito ...

CICLO PASSIVO
Partendo dall'acquisizione da scanner delle fatture fornitori , delle bolle o degli ordini , è possibile archiviare in DOC.360 e gestire tutti i flussi necessari alla gestione dei documenti "passivi". Prima per poter contabilizzare le fatture , poi per poterle controllare, infine per poterle autorizzare al pagamento.

DIGITALIZZAZIONE e ARCHIVIAZIONE

Una volta automatizzati i processi che producono carta, resta il problema del pregresso; molti documenti vanno conservati per legge 5, 10, 15 anni e non si riesce a liberare gli armadi! Soprattutto la ricerca successiva dei documenti archiviati non è affatto immediata.
Per questo Project integra la propria offerta di sistemi informativi con due servizi aggiuntivi:
Il primo consiste nella acquisizione dei documenti cartacei del cliente , la scansione e la conseguente creazione di archivi elettronici; al cliente viene fornito un CD/DVD con i documenti acquisiti organizzati in cartelle e sottocartelle ed eventualmente rintracciabili secondo chiavi di ricerca.
Per tipologie di documenti ove si prevede una ricerca molto saltuaria e non è richiesto un archivio elettronico per liberare i magazzini è sufficiente un servizio di deposito carta organizzato in scatoloni su pallets. Questi vengono conservati fino alla scadenza prevista da legge e conseguentemente passati al macero; viene comunque garantita la consegna via e-mail, posta o fax di ogni documento entro 24 ore dalla richiesta.
La normativa oggi prevede un passo ulteriore per la conservazione dei documenti senza l'obbligo di stampare la carta.
Con LegalDoc si attiva la conservazione sostitutiva a norma di legge e possiamo veramente pensare al nostro ufficio senza carta: libri bollati, registri IVA schede contabili, fatture attive e passive contratti potranno essere conservati in formato digitale con piena validità legale.

PUBBLICAZIONE SU WEB

Per valorizzare gli investimenti sul fronte della gestione documentale e per massimizzare la facilità di condivisione e comunicazione , le aziende possono pubblicare su web parte della loro conoscenza documentale. La pubblicazione su web permette di condividere velocemente le informazioni con i clienti , con i fornitori e con il proprio personale aziendale e di gestirne completamente il ciclo di vita. Per esempio , un ordine cliente può essere introdotto da web , gestito internamente ed infine ripubblicato su web con le informazioni aggiuntive come potrebbero essere date di consegne. Questo modo di lavorare con i documenti permette di minimizzare i tempi di lavorazione mettendo a disposizione , di chi ne ha la necessità , l'informazione e di permetterne l'accesso con pochi vincoli applicativi. La lavorazione dell'informazione sarà immediatamente disponibile all'azienda e al personale esterno ( che sia personale aziendale , clienti o fornitori ).